Případová studie
Automatizace schvalování faktur
Každá faktura prochází stejným manuálním schvalovacím kolečkem, i když plně odpovídá objednávce. Systém spáruje, vyhodnotí shodu a schválí nebo eskaluje automaticky.
Problém
Firma schvaluje faktury ručně — porovnání faktury s objednávkou a dodacím listem dělá schvalovatel sám, bez systémové podpory. I když faktura plně odpovídá objednávce a dodávce, prochází stejným manuálním schvalovacím kolečkem jako faktura s nesrovnalostí.
Chybí jednotný, elektronický a auditovatelný proces — u každé odchylky (cena, množství, dodavatel, měna) není jasné, kdo a podle jakých pravidel má rozhodnout, a celý proces schvalování tak zabírá čas i u bezproblémových faktur.
Co to způsobuje
- Zbytečnou manuální kontrolu i u faktur, které plně sedí na objednávku a dodací list.
- Pomalé a nepřehledné řešení neshod — chybí jasný eskalační postup a odpovědnost.
- Riziko chyb a podvodů bez systémového párování a auditní stopy.
- Nedostatečnou auditovatelnost — těžko zpětně dohledat, kdo a proč fakturu schválil nebo zamítl.
Co tím klient získá
- Automatické schválení faktur při 100% shodě s objednávkou a dodacím listem — bez zásahu člověka.
- Jasný eskalační proces při neshodě, s notifikací konkrétnímu schvalovateli.
- Kompletní audit log každého rozhodnutí — schválení, vrácení k opravě, zamítnutí.
- Transparentní a právně průkazný workflow, který obstojí i při zpětné kontrole.
Jak to řešíme
Příjem faktury
Faktura přijde do systému v definovaném formátu, systém ověří, že je čitelná a kompletní.
Automatické párování
Systém fakturu automaticky spáruje s odpovídající objednávkou a dodacím listem.
Vyhodnocení shody
Pokud faktura na 100 % sedí, systém ji rovnou schválí a předá k zaúčtování. Pokud ne, eskaluje neshodu ke konkrétnímu schvalovateli.
4 Rozhodnutí schvalovatele
Schvalovatel dostane notifikaci s detailem nesouladu a rozhodne — schválit, vrátit k opravě, nebo zamítnout.
Záznam a předání k zaúčtování
Každý krok a rozhodnutí se uloží do audit logu, faktura pokračuje k účetnímu zpracování.
Další využití
- Rozšíření na automatické párování a schvalování dalších typů dokumentů (smlouvy, objednávky, dodací listy mezi sebou)
- Detekce podezřelých vzorů (duplicitní faktury, opakované neshody u stejného dodavatele)
- Reporting o průměrné době schválení a nejčastějších typech neshod
- Napojení na navazující proces vytěžení dat z faktury (viz Automatické zpracování faktur)
Technologie
Python
Azure
OpenAI
