Případová studie
Vyčtení dat z faktur do ISDOC
Faktury chodí v různých formátech. Systém vytěží klíčové údaje a vygeneruje standardizovaný ISDOC připravený k importu do účetního systému.
Problém
Firmy dostávají faktury od dodavatelů v různých formátech (PDF, sken, obrázek...). Účetní musí každou fakturu ručně otevřít, přečíst klíčové údaje (dodavatel, částka, DPH, splatnost, položky) a buď je přepsat do účetního systému, nebo fakturu ručně převést do formátu, který systém umí zpracovat.
Bez jednotného strojově čitelného formátu na vstupu se stejná práce opakuje u každé jednotlivé faktury, bez ohledu na to, jak podobné bývají.
Co to způsobuje
- Hodiny opakující se ruční práce s přepisem dat z faktur v nejednotném formátu.
- Riziko chyb při přepisu klíčových údajů (částka, DPH, variabilní symbol).
- Zpomalení zpracování faktur kvůli různorodosti vstupních formátů.
- Nemožnost automatizovat navazující kroky (schvalování, zaúčtování), dokud data nejsou ve strukturované podobě.
Co tím klient získá
- Automatické vyčtení dat z faktury bez ohledu na to, v jakém formátu přišla.
- Standardizovaný výstup ve formátu ISDOC, který lze rovnou importovat do účetního systému.
- Méně chyb díky tomu, že klíčové údaje už nikdo ručně nepřepisuje.
- Rychlejší navazující zpracování, schválení, zaúčtování, archivace.
Jak to řešíme
Příjem faktury
Faktura přijde na dedikovaný fakturační e-mail v libovolném běžném formátu (PDF, sken, obrázek).
Rozpoznání a vytěžení dat
Systém pomocí OCR a rozpoznávání dokumentů vytěží klíčové údaje (dodavatele, částku, DPH, položky...).
Ověření úplnosti
Systém zkontroluje, že má všechny povinné údaje. Pokud něco chybí nebo je nečitelné, upozorní odpovědnou osobu.
Generování ISDOC
Systém z vytěžených dat vygeneruje standardizovaný soubor ve formátu ISDOC.
Předání k dalšímu zpracování
Vygenerovaný ISDOC je předán do účetního systému nebo do navazujícího schvalovacího procesu.
Další využití
- Rozšíření na další typy dokumentů vyžadující strukturovaný výstup (dobropisy, zálohové faktury)
- Automatické párování vygenerovaného ISDOC s objednávkou nebo dodacím listem
- Archivace faktur s možností plnotextového vyhledávání podle vytěžených údajů
- Reporting o objemu a struktuře přijatých faktur podle dodavatele nebo období
Případové studie
Mohlo by vás zajímat
