Případová studie
Znalostní asistent pro finanční oddělení
Pracovníci finančního oddělení tráví hodiny hledáním v předpisech a směrnicích. Asistent odpoví okamžitě s citací zdroje a pracuje vždy s nejnovější verzí dokumentu.
Problém
Pracovníci finančního oddělení potřebují rychle najít odpověď na otázku týkající se výkladu účetních a daňových předpisů, interních finančních směrnic nebo konkrétní smlouvy či případu, ale nemají vždy dostatečnou odbornou znalost a hledání v rozsáhlé dokumentaci je časově náročné. Zkušení specialisté (hlavní účetní, finanční ředitel) jsou tak zahlcováni rutinními dotazy, na které by šlo odpovědět přímo z dokumentace.
Interní směrnice i legislativa se navíc často mění, takže i zkušený pracovník riskuje, že pracuje se zastaralou verzí pravidla nebo předpisu.
Co to způsobuje
- Zbytečné zatížení specialistů (hlavní účetní, finanční ředitel) rutinními dotazy, na které existuje jasná odpověď v dokumentaci.
- Ztrátu času ruční rešerší v účetních a daňových předpisech i v dokumentaci ke konkrétní smlouvě nebo případu.
- Riziko chybného výkladu předpisu kvůli nedostatečné znalosti aktuální legislativy nebo interní směrnice.
- Riziko práce s neaktuální verzí směrnice kvůli časté aktualizaci pravidel.
Co tím klient získá
- Okamžitý přístup k odpovědi z interních směrnic i konkrétní smluvní dokumentace, bez nutnosti ruční rešerše.
- Odpověď podloženou citací konkrétního článku předpisu nebo části dokumentace, ne obecnou domněnkou.
- Aktivní doptávání na upřesnění, když je dotaz nejednoznačný, místo špatně mířené odpovědi.
- Jasné přiznání, když asistent odpověď nezná, místo vymyšlené odpovědi, a nasměrování na správnou osobu.
Jak to řešíme
Zadání dotazu
Pracovník finančního oddělení položí dotaz asistentovi, volitelně uvede ID smlouvy nebo případu pro konkrétní kontext.
Rozpoznání typu dotazu
Asistent vyhodnotí, jestli jde o obecný dotaz (účetní/daňové předpisy, interní směrnice) nebo dotaz ke konkrétní smlouvě či případu, a případně se doptá na chybějící ID.
Prohledání znalostní báze
Asistent prohledá centrální znalostní bázi (předpisy, směrnice) nebo dokumentaci ke konkrétnímu případu a vždy pracuje s nejnovější verzí dokumentu.
Příprava odpovědi s citací
Asistent připraví stručnou odpověď s odkazem na konkrétní článek předpisu nebo část dokumentace. Pokud odpověď nezná, jasně to sdělí.
Doručení a rozvinutí odpovědi
Asistent zobrazí odpověď s citací zdroje a nabídne další kontext nebo doplňující otázky podle reakce uživatele.
Další využití
- Rozšíření na další interní znalostní báze (HR politiky, bezpečnostní předpisy)
- Napojení na interní systém pro automatické rozpoznání kontextu podle ID smlouvy nebo případu
- Asistence při přípravě podkladů nebo návrhů odpovědí na základě dokumentace
- Sledování nejčastěji kladených dotazů jako podklad pro aktualizaci interních směrnic
Případové studie
Mohlo by vás zajímat
