Případová studie
Automatické zpracování faktur
Faktury chodí jako PDF, účetní je přepisují ručně. AI vytěží data, identifikuje odběrné místo a zapíše vše do systému za člověka.
Problém
Firmy dostávají pravidelně velké množství faktur od různých dodavatelů. Účetní musí ručně přepisovat údaje z faktur (odběrné místo nebo položka, množství, cena, období) do interního systému.
Ruční přepis je časově náročný a náchylný k chybám, zejména při identifikaci, ke kterému odběrnému místu, zákazníkovi nebo nákladovému středisku faktura patří. S rostoucím objemem faktur roste i riziko nekonzistentních dat v systému.
Co to způsobuje
- Hodiny opakující se ruční práce při přepisu údajů z faktur.
- Riziko chyb při přepisu a při přiřazení faktury ke správnému odběrnému místu.
- Chybějící agregovaný přehled o nákladech napříč fakturami a dodavateli.
- Nekonzistentní zpracování, kde kvalita dat závisí na tom, kdo a jak fakturu zpracuje.
Co tím klient získá
- Automatizované zpracování faktur místo ručního přepisu.
- Vyšší kvalitu a konzistenci dat v interním systému.
- Jasné upozornění, pokud fakturu nelze zpracovat.
- Přechod z role přepisovatele do role kontrolora, odpovědná osoba data pouze ověřuje, ne zadává.
Jak to řešíme
Sběr faktur z e-mailu
Faktury, které vám dodavatelé zasílají, systém vyzvedne z e-mailu.
Rozpoznání dodavatele
Systém podle identifikátoru na faktuře pozná, ke kterému dodavateli, odběrnému místu, zákazníkovi nebo nákladovému středisku faktura patří. Pokud si není jistý, doptá se, než cokoliv zapíše.
Vytěžení klíčových údajů
Z každé faktury vytáhne potřebné informace (položky, množství, částku...).
Automatický zápis do vašeho systému
Vytěžená data se sama zapíšou do vašeho interního systému. Pokud se zápis nepodaří, hned vás na to upozorní.
Kontrola vaším pracovníkem
Pracovník už jen zkontroluje vyplněná data, případně je opraví přímo v systému.
Další využití
- Automatický přepočet jednotek u faktur
- Rozšíření na další typy pravidelných dodavatelských faktur napříč odděleními
- Agregovaný přehled nákladů podle dodavatele
- Upozornění na neobvyklé odchylky v částkách nebo množství
- Automatické párování faktur s dodacími listy nebo objednávkami
Případové studie
Mohlo by vás zajímat
