Případová studie

Automatizace schvalování faktur

Každá faktura prochází stejným manuálním schvalovacím kolečkem, i když plně odpovídá objednávce. Systém spáruje, vyhodnotí shodu a schválí nebo eskaluje automaticky.

Problém

Firma schvaluje faktury ručně, porovnání faktury s objednávkou a dodacím listem dělá schvalovatel sám, bez systémové podpory. I když faktura plně odpovídá objednávce a dodávce, prochází stejným manuálním schvalovacím kolečkem jako faktura s nesrovnalostí.

Chybí jednotný, elektronický a auditovatelný proces, u každé odchylky (cena, množství, dodavatel, měna) není vždy jasné, kdo a podle jakých pravidel má rozhodnout, a celý proces schvalování tak zabírá čas i u bezproblémových faktur.

Co to způsobuje

Zbytečnou manuální kontrolu i u faktur, které plně sedí na objednávku a dodací list.
Pomalé a nepřehledné řešení neshod, protože chybí jasný eskalační postup a odpovědnost.
Riziko chyb a podvodů bez systémového párování a auditní stopy.
Nedostatečnou auditovatelnost, těžko zpětně dohledat, kdo a proč fakturu schválil nebo zamítl.

Co tím klient získá

Automatické schválení faktur při 100% shodě s objednávkou a dodacím listem.
Jasný eskalační proces při neshodě, s notifikací konkrétnímu schvalovateli.
Kompletní audit log každého rozhodnutí -
- schválení, vrácení k opravě, zamítnutí.
Transparentní a právně průkazný workflow, který obstojí i při zpětné kontrole.

Jak to řešíme

Příjem faktury

Faktura přijde do systému v definovaném formátu, systém ověří, že je čitelná a kompletní.

Automatické párování

Systém fakturu automaticky spáruje s odpovídající objednávkou a dodacím listem.

Vyhodnocení shody

Pokud faktura na 100 % sedí, systém ji rovnou schválí a předá k zaúčtování. Pokud ne, eskaluje neshodu ke konkrétnímu schvalovateli.

Rozhodnutí schvalovatele

Schvalovatel dostane notifikaci s detailem nesouladu a rozhodne — schválit, vrátit k opravě, nebo zamítnout.

Záznam a předání k zaúčtování

Každý krok a rozhodnutí se uloží do audit logu, faktura pokračuje k účetnímu zpracování.

Další využití

Rozšíření na automatické párování a schvalování dalších typů dokumentů (smlouvy, objednávky, dodací listy mezi sebou)
Detekce podezřelých vzorů (duplicitní faktury, opakované neshody u stejného dodavatele)
Reporting o průměrné době schválení a nejčastějších typech neshod
Napojení na navazující proces vytěžení dat z faktury (viz Automatické zpracování faktur)

Technologie