Případová studie
Zpracování nabídek od dodavatelů
Nabídky chodí jako PDF, skeny nebo obrázky. AI vytěží klíčová data a vygeneruje strukturovaný Excel kompatibilní s vaším systémem.
Problém
Firmy dostávají nabídky na e-mail od dodavatelů v nekvalitním nebo nestrukturovaném formátu (PDF, skeny, obrázky). Zaměstnanec musí data z každé nabídky ručně přepisovat do tabulky nebo interního systému, položku po položce.
Kvalita vstupu se navíc liší dodavatel od dodavatele, ne všichni vyplňují všechny potřebné údaje, takže výstup nikdy není zaručeně kompletní a záleží na zaměstnanci, aby chybějící data doplnil.
Co to způsobuje
- Časově náročný ruční přepis dat z nekvalitních nebo nestrukturovaných dokumentů.
- Riziko chyb při přepisu, zejména u skenů a obrázků.
- Nekompletní data, protože ne všichni dodavatelé vyplňují stejné údaje.
- Závislost na kvalitě vstupního dokumentu, kterou zaměstnanec nemůže ovlivnit.
Co tím klient získá
- Odhadovanou úsporu 75 – 90 % práce při zpracování nabídek.
- Strukturovaný výstup s definovanými sloupci, kompatibilní s interním systémem.
- Přechod z role přepisovatele do role kontrolora, zaměstnanec jen ověří a doplní, nepřepisuje od začátku.
- Rychlejší zpracování nabídek bez ohledu na to, v jak nekvalitním formátu přišly.
Jak to řešíme
Příjem nabídky
Zaměstnanec přepošle soubor od dodavatele na dedikovaný e-mail pro zpracování.
Ověření čitelnosti
Systém vyhodnotí, jestli je soubor čitelný. Pokud ne, upozorní zaměstnance.
Extrakce dat
Systém extrahuje klíčové údaje ze souboru (kód zboží, množství, měrnou jednotku a další dostupné informace).
Generování výstupu
Systém vygeneruje strukturovaný Excel.
Kontrola zaměstnancem
Zaměstnanec zkontroluje výstup a případně doplní chybějící data.
Další využití
- Rozšíření na zpracování dalších typů dodavatelských dokumentů (objednávky, ceníky)
- Automatické párování nabídek s poptávkami
- Agregovaný přehled nabídek napříč dodavateli pro porovnání cen
- Upozornění na výrazné cenové odchylky oproti předchozím nabídkám
Případové studie
Mohlo by vás zajímat
